Allen Beteiligten war bewusst, dass flexiblere Arbeitszeitmodelle sowie die Zunahme von Projektarbeit und Teilzeitsplitting in Zukunft sogar noch komplexere Planungsvorgänge erfordern würden. Ein systemgestütztes Planstellencontrolling sollte dabei helfen und ermöglichen, Planstellen innerhalb der Organisationseinheiten transparent, effizient und nachhaltig planen und steuern zu können. Die Ausschreibung für dieses Projekt umfasste die Aufgaben:
Customizing des bereits vorhandenen Moduls SAP OM durch Abbildung von Merkmalen wie Planstellen für direkte und indirekte Mitarbeiter, Kennzeichen für Berufsgruppen, Vorstand, Bereichsleitung und Personalcontroller.
Implementierung eines automatisierten Workflows als Ersatz für den bisherigen, papierbasierten Dokumentenaustausch
Reporting-Funktionen für Auswertungen und Soll-Ist Vergleiche
Die neuen Prozesse sollten zunächst bei MAN MTB, anschließend auch in der gesamten MAN Gruppe eingeführt werden.
Die Voraussetzungen, einen globalen, einheitlichen Prozess aufzusetzen und technisch zu unterstützen, schaffte die MAN mit dem Aufbau eines weltweiten Ein-Mandanten MAN SAP HCM Systems auf Grundlage eines globalen Templates in den letzten Jahren. „Diese Basis ermöglicht es uns, Personalprozesse zu digitalisieren und mit wenig technischem Aufwand weltweit auszurollen.“, erklärt Hannes Bunke, technischer Projektleiter und SAP HCM Inhouse Consultant des Global HR IT Teams bei MAN.
Als Projektpartner entschied sich MAN MTB für den Anbieter projekt0708, der auf Human Capital Management Lösungen im SAP-Umfeld spezialisiert ist. Der Dienstleister aus Garching bei München überzeugte mit einem Gesamtkonzept, das u.a. die noch relativ unbekannte Lösung „SAP HCM Processes & Forms“ umfasste. Mit diesem Framework lassen sich wie mit einer Art Baukasten Prozesse und Formulare digitalisieren. Bei MAN, wo bereichsübergreifend am Wandel zur Digitalisierung gearbeitet wird, stieß dieser Ansatz auf besonderes Interesse.